Admin Assistant

Recruiter
Location
Swansea, Swansea (Abertawe)
Salary
16,400
Posted
06 Jan 2017
Expires
20 Jan 2017

Salary: 16,400 (pro rata)

Location: Swansea Domestic Abuse One Stop Shop

Contracted Hours: 

20 hours (over 5 days) 10.00 – 14.00

Fixed Term Contract to 21.03.2018

The post is funded by a BIG Lottery People & Places Grant

Responsible to: Domestic Abuse One Stop Shop (DAOSS) Manager

Responsible for

Staff – None

Finance – none

Customers – All users and visitors of the DAOSS plus external stakeholders and partners

 

Role Summary

To support the central functions of the Swansea Domestic Abuse One Stop Shop (DAOSS) by undertaking core administrative tasks on a day-to-day basis that will ensure an effective, efficient and welcoming service at the DAOSS

The post holder will embody Hafan Cymru’s values and model appropriate behaviours at all times and in all areas of responsibility

 

Key Role Functions

  • Be the main point of contact at the DAOSS front desk, answering the phone, and directing calls to the relevant staff, booking appointments, meetings & surgeries, etc.
  • Ensure all visitors to DAOSS complete sign in registration documentation.
  • Maintenance of central database to ensure provision of statistical information is kept up to date and accurate for reporting to funders.
  • Administer the DAOSS e mail address on a daily basis, forwarding e mails to the appropriate persons and responding as appropriate.
  • Monitor DAOSS social media activity and produce reports for the DAOSS Partnership Boards.
  • Prepare the monthly timetable of activities at the DAOSS for display and circulation.
  • Record and distribute all incoming SOSS post on a daily basis.
  • Assist the DAOSS Manager with co-ordination of volunteers on a daily basis, including the preparation and distribution of rotas for volunteers to ensure adequate cover of the front desk and that all key daily tasks are completed such as preparing rooms for bookings, kitchen supplies are stocked etc.
  • With guidance from the DAOSS Manager administer the organisation and booking of staff/volunteer training, including contacting potential trainers, arranging venue, setting up rooms, completion of booking forms, circulating to staff, volunteers, etc.
  • Perform financial tasks as directed by the DAOSS Manager.
  • Ensure that all required literature and resources are in place and are accessible by partner agencies and service users as appropriate.
  • Maintain appropriate levels of DAOSS publicity materials and assist in its distribution
  • Update DAOSS noticeboards to ensure that all displayed information is up-to-date and clearly identifiable.
  • Photocopy paperwork, policies, forms, etc. as needed to guarantee an appropriate supply for all staff and volunteers and circulate to relevant partners when asked
  • Maintenance of a central filing system.
  • Development of forms, templates, etc. as identified by the DAOSS Partnership Board and/or DAOSS Centre Manager to facilitate the administration of the DAOSS.
  • Liaise with Hafan Cymru’s Head Office Business Support staff to order stationery and printer/photocopier supplies in line with agreed procedures.

 

Key Points

General

  • Commit to a continuous improvement culture and be prepared to undertake other duties and responsibilities relevant to the nature, level and extent of the post.
  • Ensure CPD by attending external training days and workshops in relation to regulatory compliance and quality.
  • Any other duties as directed by the Line Manager.

 

Reporting Responsibilities

The Domestic Abuse One Stop Shop (DAOSS) Admin Assistant will report directly to the Domestic Abuse One Stop Shop (DAOSS) Centre Manager (Hafan Cymru) and will supply information as required by the Senior Management Team and Board of Management.

 

Welsh:

Cyflog: 16,400 (pro rata)

Lle: Siop Un Stop Cam-drin Domestig Abertawe

Oriau cytundeb: 

20 awr (tros 5 niwrnod) 10.00 – 14.00

Cytundeb Cyfnod Penodol hyd 21.03.2018

Mae’r swydd yn cael ei chyllido gan Grant Pobl a Lleoedd y Loteri FAWR

Yn atebol i​: Rheolwraig/wr Siop Un Stop Cam-drin (DAOSS)

Yn gyfrifol am: 

Staff – dim

Cyllid – dim

Cwsmeriaid – Holl ddefnyddwyr ac ymwelwyr â’r DAOSS yn ogystal â rhanddeiliaid a phartneriaid allanol

 

Crynodeb o’r Swydd

I gefnogi gweithgaredd canolog Siop Un Stop Cam-drin Domestig Abertawe (DAOSS) trwy ymgymryd â swyddogaethau gweinyddol craidd o ddydd i ddydd er mwyn sicrhau gwasanaeth effeithiol, effeithlon a chroesawgar yn y DAOSS

Bydd deiliad y swydd yn ymgorffori gwerthoedd Hafan Cymru ac yn ymddwyn yn briodol bob amser ac ym mhob maes cyfrifoldeb.

 

Swyddogaethau Allweddol

  • Bod yn brif bwynt cyswllt wrth ddesg flaen y DAOSS, gan ateb y ffôn a chyfeirio galwadau at y staff perthnasol, trefnu apwyntiadau, cyfarfodydd a chymorthfeydd etc.
  • Sicrhau bod pob ymwelydd â’r DAOSS yn llenwi dogfennau cofrestru.
  • Cynnal cronfa ddata ganolog i sicrhau bod darpariaeth gwybodaeth ystadegol yn gyfredol a chywir er mwyn cyflwyno adroddiadau i gyllidwyr.
  • Gweinyddu cyfeiriad e-bost y DAOSS bob dydd, gan anfon negeseuon e-bost ymlaen i’r bobl briodol ac ateb fel y bo’n briodol.
  • Monitro gweithgarwch cyfryngau cymdeithasol y DAOSS a darparu adroddiadau i Fyrddau Partneriaeth y DAOSS.
  • Paratoi’r amserlen fisol o weithgareddau yn y DAOSS ar gyfer ei harddangos a’i chylchredeg.
  • Cofnodi a rhannu holl bost Siop Un Stop Abertawe bob dydd.
  • Cynorthwyo Rheolwraig/ŵr y DAOSS gyda chydlynu gwirfoddolwyr bob dydd, gan gynnwys paratoi a dosbarthu rotas gwirfoddolwyr er mwyn sicrhau bod cymorth digonol wrth y ddesg flaen a bod bob tasg ddyddiol allweddol yn cael ei chyflawni, megis paratoi ystafelloedd ar gyfer eu llogi a sicrhau bod cyflenwadau’r gegin yn gyflawn etc.
  • Gydag arweiniad gan Reolwraig/ŵr y DAOSS, gweinyddu’r gwaith o drefnu ac archebu hyfforddiant i staff/gwirfoddolwyr, gan gynnwys cysylltu â hyfforddwyr posib, trefnu lleoliad, paratoi ystafelloedd, llenwi ffurflenni archebu, cylchredeg i staff a gwirfoddolwyr etc.
  • Cyflawni tasgau cyllidol yn unol â chyfarwyddyd Rheolwraig/ŵr y DAOSS.
  • Sicrhau bod pob llenyddiaeth ac adnoddau angenrheidiol yn eu lle ac ar gael i asiantaethau partner a defnyddwyr gwasanaethau fel y bo’n briodol.
  • Cadw lefelau addas o ddeunydd cyhoeddusrwydd y DAOSS a chynorthwyo gyda’i ddosbarthu.
  • Cadw hysbysfyrddau’r DAOSS yn gyfredol i sicrhau bod yr holl wybodaeth sy’n cael ei harddangos yn gyfoes ac yn hawdd ei hadnabod.
  • Ffotocopïo gwaith papur, polisïau, ffurflenni etc. fel y bo’r angen er mwyn gwarantu cyflenwad addas ar gyfer staff a gwirfoddolwyr a’u dosbarthu i bartneriaid perthnasol pan fo cais i wneud hynny.
  • Cynnal system ffeilio ganolog.
  • Datblygu ffurflenni, templedi etc. fel y nodir gan Fwrdd Partneriaeth y DAOSS a/neu Rheolwraig/ŵr Canolfan y DAOSS er mwyn hwyluso’r gwaith o weinyddu’r DAOSS.
  • Cydgysylltu gyda staff Cymorth Busnes Prif Swyddfa Hafan Cymru er mwyn archebu deunydd papur a chyflenwadau argraffydd/ffotocopïydd yn unol â gweithdrefnau y sydd wedi’u cytuno.

 

Pwyntiau Allweddol

Cyffredinol

  • Ymrwymo i ddiwylliant o wella parhaus a bod yn barod i ymgymryd â dyletswyddau a chyfrifoldebau eraill sy’n berthnasol i natur, lefel a rhychwant y swydd
  • Sicrhau Datblygiad Proffesiynol Parhaus trwy fynd i ddyddiau hyfforddi a gweithdai allanol yn ymwneud â chydymffurfio gyda rheoliadau ac ansawdd
  • Unrhyw ddyletswyddau eraill ar gyfarwyddyd y Rheolwraig Llinell.
  •  

     

    Cyfrifoldebau Adrodd

    Bydd Cynorthwy-ydd Gweinyddol y Siop Un Stop Cam-drin Domestig (DAOSS) yn adrodd yn uniongyrchol i Reolwraig/ŵr Canolfan y Siop Un Stop Cam-drin Domestig (Hafan Cymru) ac yn darparu gwybodaeth ar ofyn yr Uwch Dîm Rheoli a’r Bwrdd Rheoli.